Vision Works Tokyo（以下「当社」といいます。）は、会議室運営を行う事業者として、お客様、利用者、取引先、採用応募者その他当社サービスに関連して個人情報を提供される方（以下「ご本人」といいます。）の個人情報の保護を重要な責務と認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、適切な取扱いと保護に努めます。本プライバシーポリシーは、当社が取得する個人情報等の取扱いについて定めるものです。
1. 会社情報
- 事業者名：Vision Works Tokyo
- 所在地：東京都世田谷区三軒茶屋2-19-8
- 電話番号：+81 3 6412 8759
- メールアドレス：[email protected]
- ウェブサイト：dutvet.pro
- 事業内容：会議室
2. 取得する個人情報および取扱い
当社は、適法かつ公正な手段により、以下の個人情報を取得することがあります。なお、当社が取得する情報には、単独では特定の個人を識別できない情報や、他の情報と照合することにより個人を識別できる情報が含まれる場合があります。
- 氏名、会社名、部署名、役職名
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 会議室予約に関する情報（予約日時、利用人数、利用目的、請求・支払情報等）
- お問い合わせ内容、アンケート回答内容、当社への連絡履歴
- 本人確認に必要な情報
- 採用応募に関する情報（履歴書、職務経歴、連絡先等）
- アクセスログ、Cookie、端末情報、閲覧履歴等のオンライン上の利用情報
当社は、会議室の予約受付、利用管理、入退室管理、本人確認、請求・決済対応、問い合わせ対応、サービス改善、マーケティング、法令遵守、採用選考その他以下の利用目的の達成に必要な範囲で個人情報を取扱います。
3. 個人情報の利用目的
- 会議室の予約受付、管理、変更、キャンセル対応のため
- 会議室の提供、運営、入退室管理、設備・備品の管理のため
- 利用料金の請求、決済、返金および関連する事務処理のため
- 本人確認、利用資格確認、本人への連絡のため
- お問い合わせ、苦情、要望、トラブル等への対応のため
- サービス品質の向上、運営改善、利用実態の分析のため
- キャンペーン、案内、重要なお知らせ等の送付のため
- 不正利用の防止、セキュリティ確保、事故防止のため
- 法令、規約、ガイドラインに基づく対応のため
- 採用選考、連絡、入社手続きのため
4. 個人情報の取扱いの法的根拠
当社は、日本法に基づき、以下のいずれかの根拠により個人情報を取扱います。
- ご本人の同意がある場合
- 契約の履行、または契約締結前のご本人の求めに応じた手続を実施するために必要な場合
- 当社が法令上の義務を履行するために必要な場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 当社または第三者の正当な利益を保護するために必要な場合であって、ご本人の権利利益を不当に侵害しない場合
また、要配慮個人情報を取得する場合には、法令に従い、原則として事前の同意を取得します。
5. 個人情報の第三者提供および委託
当社は、次の場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
- 国の機関等への協力が必要な場合
- 利用目的の達成に必要な範囲で業務を外部委託する場合
当社は、会議室運営に関連して、以下のような業務を委託することがあります。
- 予約システム、ウェブサイト運営、メール配信、顧客管理システムの提供事業者
- 決済代行会社、請求関連サービス事業者
- 清掃、設備保守、警備、IT保守等の業務委託先
- 会計、税務、法務、労務等の専門家
当社は、委託先に対し、必要かつ適切な監督を行い、契約上も秘密保持、再委託管理、安全管理等の義務を課します。
6. 個人情報の外国にある第三者への提供
当社は、クラウドサービス、メール配信、予約管理、分析ツール等の利用に伴い、個人情報が日本国外のサーバーに保存される場合、または外国にある事業者へ取り扱いを委託する場合があります。この場合、当社は個人情報保護法その他関連法令に従い、必要な情報の提供、同意取得、適切な体制の確認等を行います。
当社が外国にある第三者へ個人情報を提供する場合には、当該第三者の所在国における個人情報保護制度、当該第三者が講ずる個人情報保護措置、その他法令上必要な事項を確認し、適切な安全管理措置を講じます。
7. 個人情報の保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間に限り保有し、その後は速やかに消去または匿名化します。ただし、以下の場合には、必要な期間保管することがあります。
- 法令に基づく保存義務がある場合
- 会計、税務、監査、紛争対応のために保存が必要な場合
- 会議室予約、請求、契約、問い合わせ対応等の記録として合理的に必要な場合
保存期間の具体例は以下のとおりです。
- 予約・利用記録：利用終了後、法令上または業務上必要な期間
- 請求・決済記録：法令で定められる保存期間
- 問い合わせ記録：対応完了後、合理的な期間
- 採用応募情報：選考終了後、合理的な期間または同意に基づく期間
8. ご本人の権利
ご本人は、個人情報保護法その他適用法令に基づき、当社が保有するご自身の個人情報について、以下の請求を行うことができます。
- 開示
- 内容の訂正、追加または削除
- 利用停止または消去
- 第三者提供の停止
- 利用目的の通知
また、法令上認められる範囲で、データポータビリティに関する情報提供を求めること、ならびに当社の正当な利益に基づく取扱いに対して異議を述べることができる場合があります。
これらの請求を希望される場合は、後記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。本人確認を行ったうえで、法令に従い適切に対応します。
9. 同意の撤回
ご本人が個人情報の取扱いについて同意した場合でも、当該同意はいつでも撤回することができます。撤回は、当社所定の方法により、後記「12. お問い合わせ先」へご連絡ください。
ただし、同意の撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。また、法令上の根拠に基づき継続して取扱う必要がある情報については、同意の撤回後も取扱いを継続する場合があります。なお、同意の撤回により、一部サービスをご利用いただけなくなることがあります。
10. 苦情・相談窓口および申立て
当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、請求等がある場合は、後記の窓口までご連絡ください。当社は、迅速かつ誠実に対応します。
また、ご本人は、当社の対応にご納得いただけない場合、個人情報保護委員会その他の関係機関に相談または苦情申立てを行うことができます。
11. 安全管理措置
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な措置は以下のとおりです。
- 個人情報取扱いに関する社内規程の整備
- アクセス権限の管理および最小化
- パスワード管理、多要素認証等の技術的保護措置
- 通信の暗号化、端末・ネットワークの保護
- 従業員および委託先への教育、監督
- 保有情報の定期点検、ログ管理、インシデント対応体制の整備
万一、個人情報に関する事故が発生した場合には、法令に従い、必要な報告、通知、再発防止策を講じます。
12. お問い合わせ先
当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、同意の撤回、苦情・相談は、以下までご連絡ください。
- 事業者名：Vision Works Tokyo
- 住所：東京都世田谷区三軒茶屋2-19-8
- 電話番号：+81 3 6412 8759
- メールアドレス：[email protected]
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、事業内容の変更、運用方法の見直し等に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。
変更後のプライバシーポリシーは、別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点または当社が定める効力発生日から適用されます。
以上